Những tiêu chí để hóa đơn điện tử được coi là hợp lệ, hợp pháp – Hóa đơn điện tử như thế nào mới được coi là hợp lệ, hợp pháp? Trong một số trường hợp kế toán chưa lường hết được các tình huống cụ thể để phòng tránh hóa đơn điện tử bất hợp pháp. Nhiều tình huống DN mua bán hàng hóa dịch vụ có xuất hóa đơn điện tử đầy đủ thông tin, thanh toán minh bạch nhưng vẫn có thể gặp một số rủi ro về hóa đơn điện tử. Như vậy để hóa đơn điện tử được chấp nhận là hợp pháp, hợp lý cần có những tiêu chí sau đây:
(Hình ảnh: Những tiêu chí để hóa đơn điện tử được coi là hợp lệ, hợp pháp)
So với hóa đơn giấy thì các tiêu chí của hóa đơn điện tử có nhiều khác biệt, ngoài những tiêu chí cơ bản như hóa đơn giấy thì hóa đơn điện tử cần có thêm một số nội dung cần lưu ý.
Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính quy định tại Điều 6, Khoản 1 quy định nội dung của hóa đơn điện tử như sau:
“1. Hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau:
a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn;
Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
d) Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.
Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
e) Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
g) Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị. Trường hợp không có quy định cụ thể giữa người mua và người bán về ngôn ngữ sử dụng trong việc lập hóa đơn điện tử để xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ thì ngôn ngữ được sử dụng trên hóa đơn điện tử (hóa đơn xuất khẩu) là tiếng Anh.
Trường hợp sử dụng dấu phân cách là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị để ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ghi rõ tại Thông báo phát hành hóa đơn điện tử nội dung này.
Các nội dung quy định từ điểm b đến điểm d khoản 1 Điều này phải phản ánh đúng tính chất, đặc điểm của ngành nghề kinh doanh, xác định được nội dung hoạt động kinh tế phát sinh, số tiền thu được, xác định được người mua hàng (hoặc người nộp tiền, người thụ hưởng dịch vụ…), người bán hàng (hoặc người cung cấp dịch vụ…), tên hàng hóa dịch vụ – hoặc nội dung thu tiền.
2. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.“
Bạn đang xem: Những tiêu chí để hóa đơn điện tử được coi là hợp lệ, hợp pháp
Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài Chính quy định tại Điều 4, Khoản 3 quy định một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết phải có đầy đủ nội dung bắt buộc như sau:
“a) Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn tại Thông tư này.”
Căn cứ theo các quy định trên thì hóa đơn điện tử cần phải có các tiêu chí sau:
– Thông tin hóa đơn:
+ Tên hóa đơn
+ Ký hiệu hóa đơn
+ Ký hiệu mẫu
+ Số thứ tự hóa đơn
– Thông tin người bán:
+ Tên người bán
+ Địa chỉ
+ Mã số thuế của người bán
– Thông tin người mua:
+ Tên người mua
+ Địa chỉ
+ Mã số thuế của người mua
– Nội dung hàng hóa, dịch vụ:
+ STT
+ Tên hàng hóa, dịch vụ
+ Đơn vị tính
+ Số lượng
+ Đơn giá
+ Thành tiền ghi bằng số và bằng chữ
– Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn.
– Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua nếu người mua là đơn vị kế toán.
– Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt, trường hợp nếu cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài phải đặt bên phải trong dấu ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và phải có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
– Đối với những hóa đơn điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ ngân hàng thì không nhất thiết phải có chữ ký của người mua, dấu của người bán.
⇒ Như vậy về bản chất, hóa đơn điện tử hoàn toàn giống hoá đơn giấy, thực chất hoá đơn điện tử chỉ chuyển hoá từ giấy sang điện tử, các nghiệp vụ cũng như quản lý và báo cáo hoá đơn vẫn giống như hoá đơn giấy thông thường nhưng thuận tiện và dễ bảo quản, tránh mất mát cho người phát hành cũng như người tiếp nhận hoá đơn đó.
Bài viết: Những tiêu chí để hóa đơn điện tử được coi là hợp lệ, hợp pháp
Có thể bạn quan tâm:
Một số lỗi thường mắc phải khi lập hóa đơn điện tử:
+ Mực sử dụng trên hóa đơn không đúng theo quy định: mực bị phai, mực đỏ.
+ In, hoặc ghi sai ngày tháng trên hóa đơn, tên công ty, mã số thuế công ty, địa chỉ công ty đã đăng ký.
+ Thiếu tên, chữ ký bên bán, bên mua
+ Sai lệch về nội dung của hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn: số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế…..
The post Những tiêu chí để hóa đơn điện tử được coi là hợp lệ, hợp pháp appeared first on Học kế toán thuế hồ chí minh.