Những lợi ích và hạn chế khi áp dụng hóa đơn điện tử – Hiện nay, ngoài hình thức phát hành hóa đơn giấy truyền thống còn xuất hiện thêm hình thức phát hành hóa đơn mới đó là hóa đơn điện tử được thể hiện dưới dạng điện tử. Việc chuyển từ sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử mang lại những lợi ích gì cũng như có những hạn chế gì không? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp những băn khoăn trên.
(Hình ảnh: Những lợi ích và hạn chế khi áp dụng hóa đơn điện tử)
A. Lợi ích khi áp dụng hóa đơn điện tử
Đối với doanh nghiệp
– Tiết kiệm thời gian: giảm tới 70% các bước quy trình phát hành và 90% các tranh chấp liên quan đến hóa đơn, rút ngắn tới 99% thời gian thanh toán, quản lý hóa đơn, tiết kiệm 80% chi phí cho mỗi hóa đơn. DN không cần chờ đợi nhận được hóa đơn theo đường bưu điện như cách làm truyền thống. Chỉ trong vài cú nhấp chuột, người mua sẽ nhận được hóa đơn dù đang ở bất cứ nơi nào nếu có internet.
– Giảm chi phí: Chi phí giấy in, mực in, chi phí chuyển hóa đơn cho khách hàng, chi phí lưu trữ hóa đơn. DN cũng không lo tình trạng bị thất lạc hóa đơn trong khi chờ chuyển phát.
Khi DN sử dụng hóa đơn điện tử, các thủ tục hành chính thuế cũng được thực hiện bằng phương tiện điện tử. Theo đó, DN chỉ cần thông báo qua mạng gửi đến cơ quan thuế về việc sử dụng hóa đơn điện tử và được sử dụng ngay sau khi thông báo được chấp nhận ⇒ giúp giảm thiểu chi phí
DN không phải đăng ký mẫu hóa đơn điện tử, không phải gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế do phần mềm tạo hóa đơn điện tử cho phép tự xác định số lượng hóa đơn điện tử sử dụng.
– Tăng cường khả năng bảo mật; giúp việc lưu trữ, quản lý hóa đơn hiệu quả; không có rủi ro mất, nhàu nát như khi lưu trữ hóa đơn giấy…
Đối với cơ quan Thuế
– Giúp cho công tác quản lý hiệu quả hơn: thực hiện theo hướng hiện đại hóa qua việc áp dụng công nghệ thông tin để thu thập, tổng hợp, báo cáo dữ liệu từ hóa đơn điện tử, thay vì các phương pháp thủ công như sử dụng hóa đơn giấy.
– Giúp xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn; hỗ trợ, phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, hoàn thuế, phân tích rủi ro DN, cá nhân kinh doanh.
– Giúp cơ quan Hải quan tại các cửa khẩu, sân bay nhanh chóng có thông tin để thực hiện hoàn thuế.
– Loại bỏ chi phí thời gian đối chiếu hóa đơn khi kiểm tra hoàn thuế giá trị gia tăng và kiểm tra thuế thu nhập DN của cơ quan Thuế và cơ quan khác của Nhà nước: Thông thường, thời gian để cơ quan Thuế có được kết quả đối chiếu hóa đơn là khoảng 10 ngày làm việc. Tuy nhiên, khi DN sử dụng hóa đơn điện tử, thông tin về hóa đơn của DN được tập trung tại cơ quan thuế một cách liên tục nên cơ quan thuế có ngay thông tin về doanh thu, chi phí hàng ngày của DN, kịp thời phát hiện ra những bất thường khi DN xuất hóa đơn.
– Giúp cơ quan thuế kịp thời ngăn chặn hóa đơn của các DN bỏ trốn, mất tích, khắc phục tình trạng làm giả hóa đơn, tạo một môi trường kinh doanh lành mạnh cho các DN, thúc đẩy thương mại điện tử phát triển; đồng thời góp phần bảo vệ môi trường; khắc phục được trình trạng gian lận sử dụng bất hợp pháp hóa đơn – lập hóa đơn sai lệch nội dung giữa các liên.
Bạn đang xem: Những lợi ích và hạn chế khi áp dụng hóa đơn điện tử
B. Những hạn chế trong việc áp dụng hóa đơn điện tử
– DN phải hoàn toàn chủ động các công việc khởi tạo và phát hành hóa đơn; đơn giản hóa việc phát hành, quản lý hóa đơn; đơn giản hóa thủ tục kê khai thuế và tình hình sử dụng hóa đơn; hóa đơn mang theo nhiều hơn thông tin, hình ảnh đặc trưng của DN.
– Tuy lợi ích áp dụng hóa đơn điện tử là rất rõ DN sẽ dễ dàng tra cứu thông tin hóa đơn và kiểm soát phát hành hóa đơn, tiết kiệm chi phí giao dịch hóa đơn, chi phí phát hành hóa đơn; DN cũng tự chủ, tự chịu trách nhiệm với thông tin hóa đơn được phát hành, hạn chế rủi ro và đơn giản hơn trong công tác bảo quản, lưu trữ… nhưng hiện tại chi phí áp dụng vẫn cao hơn nhiều so với việc DN tự in hóa đơn, đó là lý do đầu tiên DN không lựa chọn.
– Thói quen sử dụng tiền mặt của người dân cũng là một hạn chế, dẫn tới hóa đơn điện tử “chậm” được áp dụng và triển khai trên quy mô lớn.
– DN thường gặp rất nhiều khó khăn trong việc giải thích cho khách hàng hiểu thế nào là hóa đơn điện tử và tính pháp lý của hóa đơn này bởi hóa đơn trong nhận thức của đại bộ phận người dân Việt Nam vẫn là chứng từ giấy, hóa đơn điện tử chưa được nhiều người biết đến và sử dụng.
– Việc áp dụng hóa đơn điện tử rất cần một hạ tầng kỹ thuật tốt, tuy nhiên không phải DN nào cũng sẵn sàng đáp ứng được yêu cầu về mặt hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin – viễn thông. Không có nhiều DN cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử có đủ quy mô và năng lực cung cấp dịch vụ trên phạm vi rộng, từ các thành phố lớn tới nông thôn.
– Khi sử dụng hóa đơn điện tử sẽ dẫn đến nhiều vấn đề mà DN chưa biết cách xử lý, đặc biệt, đối với ngành nghề chuyên về vận chuyển. Khi vận chuyển hàng hóa phải có hóa đơn để trình cơ quan chức năng kiểm tra trên đường, như vậy khi dùng hóa đơn điện tử, DN không biết lấy hóa đơn nào để xuất trình. Đó là chưa kể các chi phí xác nhận, photo các hóa đơn chứng từ khi đối tác yêu cầu hóa đơn giấy rất mất thời gian.
– Các DN nhỏ và vừa thường chậm trong việc tiếp cận công nghệ, ngại thay đổi. Mặc dù đã biết ưu điểm của hóa đơn điện tử nhưng nhiều DN do số lượng sử dụng không nhiều và số lượng hóa đơn giấy in còn rất nhiều trong kho nên vẫn còn đang “nghe ngóng” lộ trình chuyển đổi theo yêu cầu của cơ quan thuế.
– Ngoài ra, còn phải có một hệ thống nhân lực với trình độ cao để có thể sử dụng. Việc áp dụng hóa đơn điện tử phụ thuộc hoàn toàn vào máy móc khi có sự cố mắt điện hay hệ thống lỗi, hoặc mất tín hiệu internet thì các DN sẽ gặp vấn đề với loại hình hóa đơn này dẫn tới chậm trễ trong việc xuất hàng hóa và ảnh hưởng tới công việc kinh doanh.
– Mặt khác, theo quy định của Luật Giao dịch điện tử, điều kiện để thực hiện giao dịch điện tử khắt khe và phức tạp hơn nên việc triển khai chậm hơn. Hóa đơn điện tử chạy bằng phần mềm phải có chứng thư kĩ thuật số, hạ tầng ngành Viễn thông cũng như các điều kiện khác từ phía các DN, như phải kết nối cơ quan thuế và cơ quan liên quan thì mới có thể sử dụng.
– Đặc biệt, khi sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử, bản thân các DN không chỉ liên kết với mỗi cơ quan thuế mà với ngân hàng, người mua, người bán. Các ngân hàng có thể thực hiện hoá đơn điện tử nhưng với người mua, người bán thì vẫn còn quá khó, khiến cho việc triển khai thực hiện phần mềm hóa đơn điện tử diễn ra chậm. Thêm vào đó, các nhà cung cấp dịch vụ phần mềm, các nhà mạng chưa đáp ứng điều kiện, bảo đảm cho hoạt động hóa đơn điện tử.
Bài viết: Những lợi ích và hạn chế khi áp dụng hóa đơn điện tử
Có thể bạn quan tâm:
Nguyên tắc chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy
Cả bên mua và bên bán đều có thể lưu trữ hóa đơn điện tử tuy nhiên khi muốn chuyển sang hóa đơn giấy phải tuân thủ đúng các nguyên tắc sau:
+ Hóa đơn điện tử in ra giấy chỉ được in duy nhất 1 lần và có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của bên bán, dấu của bên bán và người thực hiện chuyển đổi.
+ Trên hóa đơn giấy (được chuyển từ hóa đơn điện tử) phải có dòng chữ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”.
+ Bên mua muốn sử dụng hóa đơn này cần liên hệ với bên bán để được cấp hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.
The post Những lợi ích và hạn chế khi áp dụng hóa đơn điện tử appeared first on Học kế toán thuế hồ chí minh.